Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

01 Identificación del Responsable del Tratamiento

Razón social: Cerostaff SAS
NIT: 902055075
Domicilio: Mosquera, Cundinamarca, Colombia
Correo electrónico: edson.romero@cerostaff.com

02 Datos Personales que Recopilamos

En el desarrollo de nuestros servicios podemos recopilar los siguientes datos personales:

• Nombre y apellidos
• Número de teléfono móvil
• Contenido de mensajes enviados a través de WhatsApp, Instagram, Telegram y Facebook
• Datos de uso e interacción con la automatización de atención del negocio (frecuencia, tipo de consultas, horarios)
• Información adicional que el titular suministre voluntariamente durante la conversación

03 Finalidad del Tratamiento

Los datos personales recopilados son tratados exclusivamente para:

• Prestar el servicio de automatización de atención y procesos operada por el negocio, para la atención al cliente en nombre de los negocios que contratan a Cerostaff SAS
• Responder consultas, agendar citas, enviar cotizaciones y escalar solicitudes a un agente humano cuando sea necesario
• Mejorar la calidad y personalización del servicio
• Cumplir con obligaciones legales aplicables

04 Base Legal del Tratamiento

El tratamiento de sus datos personales se realiza sobre la base del consentimiento libre, previo, expreso e informado que usted otorga al iniciar una conversación con la automatización de atención del negocio. Al enviar un mensaje, usted acepta los términos de esta política.

05 Terceros Sub-encargados del Tratamiento

Para la prestación del servicio, Cerostaff SAS puede compartir datos con los siguientes proveedores de tecnología bajo estrictos acuerdos de confidencialidad:

• Meta Platforms, Inc. — infraestructura de WhatsApp Business API, Instagram Direct y Facebook Messenger
• Amazon Web Services, Inc. (AWS) — almacenamiento seguro en la nube (servidores en EE. UU.)
• Anthropic, PBC — procesamiento de lenguaje natural mediante modelos de inteligencia artificial

Todos los sub-encargados cuentan con certificaciones de seguridad reconocidas internacionalmente y se comprometen contractualmente a proteger sus datos conforme a la normativa aplicable.

06 Uso de Datos de las API de Google

Cuando un negocio usuario de Cerostaff conecta una cuenta de Google de forma voluntaria, Cerostaff SAS accede a determinados datos de las API de Google únicamente para prestar las funciones que el propio negocio configura. El acceso se otorga mediante el flujo de consentimiento OAuth de Google y puede revocarse en cualquier momento desde la configuración de la cuenta de Google del usuario o desde Cerostaff.

Según los permisos que el negocio autorice, Cerostaff puede acceder a:

• Google Calendar — consultar disponibilidad y crear, modificar o cancelar citas que los clientes agendan con el negocio a través del agente.
• Gmail (lectura) — leer correos entrantes de la cuenta conectada para disparar automatizaciones y extraer la información que el negocio haya configurado.
• Gmail (envío) — enviar correos en nombre de la cuenta conectada (confirmaciones, respuestas y documentos) como parte de los flujos definidos por el negocio.
• Google Drive (lectura) — listar y leer los archivos de Hojas de cálculo y Documentos que el negocio selecciona para usarlos en sus agentes y flujos.
• Google Sheets — leer y escribir filas en las hojas de cálculo que el negocio conecta (por ejemplo, registrar contactos o consultar catálogos).
• Google Docs — leer y generar documentos dentro de los flujos configurados.
• Información básica de la cuenta (correo electrónico) — identificar la cuenta de Google conectada.

Estos datos se transmiten cifrados, se almacenan de forma segura (ver sección de Medidas de Seguridad) y, cuando una función lo requiere, pueden ser procesados por nuestros proveedores de inteligencia artificial con el único fin de entregar la función solicitada por el negocio. Dichos proveedores están obligados contractualmente a no utilizar estos datos para entrenar sus modelos.

Uso Limitado (Google API Services User Data Policy). El uso y la transferencia por parte de Cerostaff de la información recibida de las API de Google se ajustará a la Política de Datos de Usuario de los Servicios de las API de Google, incluidos sus requisitos de Uso Limitado (Limited Use). En particular, Cerostaff SAS afirma que:

• No utiliza los datos de las API de Google con fines publicitarios.
• No vende los datos de las API de Google.
• No usa los datos de permisos restringidos (Gmail y Drive) para entrenar ni mejorar modelos de inteligencia artificial generalizados o no personalizados.
• No transfiere estos datos a terceros, salvo cuando sea necesario para proveer o mejorar funciones visibles para el usuario y con su consentimiento, por motivos de seguridad, para cumplir con la ley aplicable, o como parte de una fusión o adquisición con aviso previo a los usuarios.
• No permite que personas lean estos datos, salvo que: el usuario lo consienta, sea necesario por seguridad, lo exija la ley, o los datos hayan sido agregados y anonimizados para operaciones internas.

El usuario puede revocar el acceso de Cerostaff a su cuenta de Google en cualquier momento desde la página de permisos de su cuenta de Google, sin que ello afecte la licitud del tratamiento previo.

07 Transferencias Internacionales de Datos

En razón de la naturaleza tecnológica del servicio, sus datos pueden ser procesados en servidores ubicados fuera de Colombia (principalmente en Estados Unidos). Cerostaff SAS garantiza que dichas transferencias se realizan con las salvaguardas adecuadas exigidas por la ley colombiana.

08 Tiempo de Retención

Sus datos personales serán conservados durante un período máximo de 24 meses contados a partir de la última interacción, o hasta que usted solicite su eliminación, lo que ocurra primero. Transcurrido ese plazo, los datos serán eliminados de forma segura e irreversible.

09 Derechos del Titular

De conformidad con la Ley 1581 de 2012, usted tiene derecho a:

• Acceso: conocer los datos personales que Cerostaff SAS tiene sobre usted
• Rectificación: solicitar la corrección de datos inexactos o desactualizados
• Supresión: pedir la eliminación de sus datos cuando no sean necesarios para las finalidades autorizadas
• Portabilidad: recibir sus datos en un formato estructurado y de uso común
• Revocación del consentimiento: retirar en cualquier momento el consentimiento otorgado
• Queja: presentar reclamación ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC)

Para ejercer cualquiera de estos derechos, envíe un correo a edson.romero@cerostaff.com indicando su nombre completo, número de teléfono y la solicitud específica. Daremos respuesta en un plazo máximo de 15 días hábiles.

10 Eliminación de Datos

Usted puede solicitar en cualquier momento la eliminación de los datos personales que Cerostaff SAS conserva sobre usted. Para hacerlo, siga estos pasos:

11 Medidas de Seguridad

Cerostaff SAS implementa medidas técnicas y organizativas apropiadas para proteger sus datos personales contra acceso no autorizado, pérdida, alteración o divulgación, incluyendo cifrado en tránsito (TLS 1.3), cifrado en reposo y controles de acceso basados en roles.

12 Cookies y Tecnologías de Seguimiento

El servicio de automatización de atención del negocio opera principalmente a través de canales de mensajería (WhatsApp, Instagram, Telegram, Facebook). No utilizamos cookies de rastreo en dichos canales.

13 Contacto y Consultas

Para preguntas, solicitudes o reclamaciones relacionadas con el tratamiento de sus datos personales, comuníquese con nosotros a:

14 Modificaciones a esta Política

Cerostaff SAS se reserva el derecho de actualizar esta política de privacidad en cualquier momento. Los cambios sustanciales serán comunicados a través de los canales de mensajería utilizados para la prestación del servicio. La versión vigente siempre estará disponible en esta página.